「仕事効率化必須ツール!ScanSnap iX100の使い方ガイド」

今回は、おすすめの品ご紹介です!

マニアックな物の紹介になりますが、

実際使って、かなり便利です。皆様にも率直な感想を聞きたく、ご紹介させて頂きます。


そもそも、スキャナーとは

スキャナーは、紙の文書や写真をデジタル形式に変換するデバイスです。このデバイスを使うことで、物理的な文書を電子ファイルに変換し、コンピューターやクラウドに保存、共有、編集が可能になります。使い方は簡単で、文書をガラス面に置き、デバイスのボタンを押すだけで、高品質なデジタル画像が生成されます。これにより、オフィスのペーパーレス化を促進し、効率的な情報管理が可能になります。

スキャナーのメリット

実際どのようなメリットがあるのか、サラリなりの感想を入れて書いていきます。

  1. ペーパーレス化:物理的な文書をデジタル化することで、紙の消費を減らし、オフィスのペーパーレス化を推進します。(これが一番です!!子供の書類がマジで多い
  2. アーカイブと検索の容易さ:デジタル化された文書は、コンピューターやクラウド上で簡単に保存、整理、検索が可能です。
  3. 共有と協力の促進:デジタルファイルは簡単に共有できるため、リモートワークやチーム間での協力が効率的に行えます。
  4. スペースの節約:物理的なファイリングスペースを必要とせず、オフィスのスペースを有効活用できます。
  5. データの保護:デジタル化された文書は、バックアップや暗号化によって、災害や紛失から保護することが可能です。

機器を探すポイント

サラリのポイントは上記、子供の書類関係を一番のポイントにしました。

探すポイントによって機器は変わってくると思います。

  1. 解像度:スキャナーの解像度は、スキャンする文書や画像の明瞭さに直接関係します。一般的には、dpi(dots per inch)で表示されます。写真や詳細が重要な文書をスキャンする場合は、高解像度のスキャナーを選ぶことが重要です。
  2. スキャン速度:スキャンの速度は、多くの文書を頻繁にスキャンする場合に特に重要です。スキャン速度が速いモデルを選ぶことで、作業効率が向上します。
  3. スキャンサイズとタイプ:スキャナーにはフラットベッドタイプとシートフェッドタイプがあります。フラットベッドは書籍や脆弱な文書に適しており、シートフェッドは複数ページの文書を迅速に処理できます。使用する文書のサイズやタイプに応じて適切なスキャナーを選ぶことが重要です。
  4. 接続性:スキャナーの接続オプションを確認してください。USB接続が最も一般的ですが、Wi-Fiやクラウドへの直接アップロード機能を持つモデルもあり、これらは複数のデバイスとの連携が容易です。
  5. 使いやすさとソフトウェア:スキャナーに付属するソフトウェアが直感的で使いやすいかどうかも重要です。自動文書修正機能、OCR(光学文字認識)技術、簡単なファイル管理機能など、作業を効率化するツールが含まれているかを確認してください。

サラリが探すポイントにしたのは

1.機器がコンパクト
2.パソコン等で整理が完結(もちろんスマホも連携しているもの)
3.金額が安い

上記のポイントに絞りました。

実際 購入した機器 Scan Snap iX100

https://www.pfu.ricoh.com/scansnap/products/ix100/

RICOH様

これすごいですよ!

  1. 軽い。
  2. 設定楽
  3. 気軽に出来る(スマホでもパソコンでも可)※クラウドの設定必要
  4. 整理が簡単(文字の自動認識でファイル名も自動可能)

1.軽い

持ち運びやすいコンパクトボディー 400g

Wi-Fiとバッテリーを搭載しながらも、軽量コンパクトボディーを実現。

パソコンやスマートデバイスで快適。

2.設定が楽

ほんとに手間いらずでした!

設定まで10分でパソコンとスマホの設定が完了

これが一番のメリットかも。。。

ScanSnapのソフトをインストールして設定していけます。

実際使ってみて、使ってない機能などたくさんあると思いますが、

スキャンして、データで取り込み、共有まですぐに出来ました。

3.気軽に出来る

設定を完了して、クラウドの場所を決めたら、後は簡単!

電源ボタンを押して、スキャン開始!

使ってみて感動したのは、

A4のスキャナーなのですが、

  1. A3を半分に折ってスキャン
  2. 残りの面もスキャン
  3. なんという事でしょう!!2つのデータを自動で認識して、A3のに合体してくれます!

(たまに認識してくれないので、それを強制的に変更する機能があればもっと使いやすい。。。)

4.整理が簡単

スキャンしたデータも自動認識して4つの項目に分類してくれます。

  • 文書 → ファイル名も自動認識。スキャンしてわざわざ変換しなくてもOK
  • 名刺 → 名刺も認識してデータ化してくれるみたいです。(使ってません。)
  • レシート → こちらも名刺同様(こちらも使ってないです。あまり現金で支払いしない為。)
  • 写真 →  顔認識や、自動補正、赤目補正なども自動です

サラリはほとんど文書しか使ってないですが、機能はたくさんあるみたいです。

文書でデータ化をした内容を、家族に情報共有ができるので、

  • 子供の学校のプリント
  • 子供のテスト
  • 地域の回覧板など

ほんとに書類が整理出来、探す手間も大幅になくなりました。

本当におすすめの品になります!

今後も買って良かった物、紹介していきます。

リクエストありましたら、メール頂けますと幸いです。

買う前に聞きたいことが、あればいつでも気軽に!



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